Externalisation comptable pour cabinets de syndic
Départ, absence, surcharge :votre production comptable continue.
Compt'Fait prend en charge tout ou partie de votre production comptable pour absorber une absence, un recrutement en cours, un nouveau mandat ou un pic d'activité.
Vous maintenez le rythme du cabinet sans désorganiser vos équipes.
Ce qui continue d'arriver
0opérations
Le quotidien
- Factures
- Saisie des virements
- Saisie des chèques
- Rapprochements bancaires
Les échéances
- Appels de fonds
- Pré-états datés
- États datés
- Préparation des comptes
Les opérations qui demandent du temps
- Reprises comptables
- Régularisations
- Contrôle de caisse de garantie
La charge varie. Les échéances, elles, continuent.
Le portefeuille évolue, les périodes d'AG se concentrent, une absence ou une reprise suffit à créer un pic. La charge d'un cabinet n'est jamais parfaitement linéaire.
Exemples de facteurs de charge
- Votre activité continue de croître.
- Compt'Fait absorbe la charge supplémentaire.
- La charge de votre équipe reste maîtrisée.
Ce que Compt'Fait peut absorber
Factures · virements · rapprochements · appels de fonds · pré-états datés · états datés · comptes · reprises · régularisations · saisie des chèques · contrôle de caisse de garantie
Votre cabinet gagne de la capacité, au rythme réel de son activité.
Compt'Fait intervient en renfort, ponctuellement ou dans la durée, sans se substituer à votre équipe.
Jusqu'où souhaitez-vous nous intégrer ?
Compt'Fait peut intervenir sur un besoin très ciblé ou prendre en charge un ensemble plus large d'opérations. Vous choisissez le niveau d'intervention qui correspond à votre organisation.
À la carte
Une opération
Vous nous confiez une opération précise.
Vous avez un besoin identifié ? Compt'Fait peut intervenir uniquement sur cette mission, sans modifier le reste de votre organisation.
- Préparer un pré-état daté
- Effectuer un rapprochement bancaire
- Préparer les comptes d’une copropriété
- Reprendre ponctuellement une copropriété
Vous utilisez Compt'Fait exactement là où vous en avez besoin.
Prise en charge partielle
Une partie de la production
Vous nous confiez une partie de votre production.
Vous sélectionnez les opérations ou les copropriétés que vous souhaitez nous confier. Votre équipe continue de gérer le reste.
- Saisie des factures
- Saisie des virements
- Rapprochements bancaires
- Sur la partie du portefeuille que vous choisissez
Une partie de la charge sort de votre équipe, sans changer le fonctionnement du reste du cabinet.
Périmètre complet
Un périmètre défini ensemble
Nous assurons le roulement complet du périmètre que vous nous confiez.
Pour certaines copropriétés, une période déterminée ou un ensemble d'opérations défini ensemble, Compt'Fait peut prendre en charge l'ensemble de la production comptable prévue dans la mission.
- Toute la saisie courante : factures, virements, chèques
- Rapprochements bancaires et appels de fonds selon la mission
- Pré-états datés, états datés, préparation des comptes
- Reprises comptables, régularisations, contrôle de caisse de garantie
Ainsi que les autres opérations comptables courantes prévues dans la mission. Les décisions et validations qui doivent rester au cabinet sont définies dès le départ.
Votre équipe garde la maîtrise. Compt'Fait assure le roulement convenu.
Ce qui bascule dans ce mode
Votre cabinet7/8
- Virements
- Chèques
- Rapprochements
- Pré-états datés
- États datés
- Préparation des comptes
- Reprises et régularisations
Compt'Fait1/8
- Factures
Vous ne changez pas votre organisation pour travailler avec Compt'Fait.
Compt'Fait s'intègre à la vôtre.
Nous nous adaptons à vos outils de travail.
Et concrètement, quand faire appel à Compt'Fait ?
Certains besoins durent quelques jours, d'autres plusieurs mois. Voici quatre situations dans lesquelles Compt'Fait peut s'intégrer.
Quelle situation ressemble le plus à la vôtre ?
Période des comptes
Période de forte activité
Vos équipes se concentrent sur les comptes et les AG. Compt'Fait maintient le roulement.
Les contrôles de comptes avec les conseils syndicaux s’enchaînent. Les assemblées générales approchent. Mais la production quotidienne continue d’arriver.
Votre équipe se concentre sur
- Contrôles CS
- Comptes
- AG
Ainsi que les échanges avec les conseils syndicaux et les décisions et validations qui vous reviennent.
Compt'Fait maintient
- Factures
- Virements
- Chèques
- Rapprochements
- Pré-états
- États datés
- Opérations courantes
Ainsi que les appels de fonds prévus dans la mission, les régularisations et le contrôle de caisse de garantie s’il est prévu.
Compt'Fait peut également préparer les comptes selon le calendrier que vous nous communiquez.
Les échéances avancent sans laisser le quotidien s’accumuler.
Absence ou départ
Continuité de production
Un collaborateur est absent ou quitte le cabinet. La production ne doit pas s’arrêter avec lui.
Congé maternité ou paternité, absence prolongée, départ d’un collaborateur, poste vacant ou recrutement en cours : Compt'Fait peut prendre en charge une partie de la production pendant la période concernée.
Vous définissez
- Copropriétés concernées
- Opérations à confier
- Durée
- Validations
Compt'Fait prend en charge selon la mission
- Factures
- Virements
- Chèques
- Rapprochements
- Appels de fonds
- Pré-états datés
- États datés
Ainsi que la préparation des comptes, les régularisations, les reprises et les autres opérations définies ensemble.
Votre équipe traverse la période de transition sans devoir absorber seule toute la charge.
Lorsque votre organisation retrouve sa capacité, la mission peut être réduite ou arrêtée.
Nouvelles copropriétés
Développement du portefeuille
Vous gagnez de nouveaux mandats. Votre équipe n’a pas besoin d’attendre pour absorber la reprise.
Une nouvelle copropriété demande du temps au moment où vos équipes doivent déjà maintenir le portefeuille existant. Compt'Fait peut intervenir sur la reprise et sur les opérations comptables que vous choisissez de lui confier.
Votre équipe reste concentrée sur
- Prise en main du mandat
- Relation conseil syndical
- Organisation
- Décisions de gestion
Compt'Fait peut prendre en charge
- Reprise comptable
- Vérification des éléments reçus
- Rapprochements
- Opérations convenues
- Préparation des prochaines échéances
Votre développement n’a pas besoin d’attendre que toute la capacité soit disponible en interne.
Besoin récurrent
Production dans la durée
Une partie de votre comptabilité peut être organisée durablement avec Compt'Fait.
Si certaines opérations reviennent chaque semaine ou chaque mois, elles peuvent être intégrées dans une mission récurrente plutôt que gérées comme des demandes ponctuelles.
Vous gardez
- Organisation
- Décisions
- Validations
- Pilotage du portefeuille
Compt'Fait assure selon la mission
- Factures
- Virements
- Chèques
- Rapprochements
- Appels de fonds
- Pré-états datés
- États datés
Ainsi que la préparation des comptes selon les échéances, les régularisations, le contrôle de caisse de garantie et les autres opérations définies.
La production est organisée dans la durée, sans transformer votre cabinet pour s’adapter au prestataire.
Pour préparer les comptes, donnez-nous vos dates. Nous organisons la production autour.
Le gestionnaire nous communique les échéances qui structurent son calendrier. Compt'Fait organise la préparation en fonction de ces dates.
Date 1
Contrôle des comptes avec le conseil syndical
Le gestionnaire nous communique la date.
Compt'Fait prépare
La production des comptes est organisée en fonction de cette échéance.
Comptes prêts pour le contrôle
Le dossier est disponible avant la date annoncée.
Date 2
Assemblée générale
Le gestionnaire nous communique la nouvelle échéance.
Compt'Fait organise la suite
La production repart sur ce qui doit être prêt pour l’AG.
Exemple de planification
- 12 sept.Résidence AContrôle CS
- 18 sept.Résidence BContrôle CS
- 03 oct.Résidence CAG
Ces dates sont des exemples, elles ne correspondent à aucun dossier réel.
Vous planifiez. Nous préparons.
Une logique simple, proche du Click & Collect : vous indiquez l'échéance, nous préparons le dossier pour l'étape suivante.
Concrètement, que se passe-t-il quand vous nous confiez une opération ?
Si les éléments sont complets, Compt'Fait traite l'opération. S'il manque une information ou qu'une validation vous appartient, nous vous sollicitons uniquement sur ce point, puis le traitement reprend.
Une facture
Une facture arrive.
- Facture transmise à Compt’Fait
- Compt’Fait vérifie les informations
- Saisie de la facture
Si un point doit être confirmé
imputation à confirmer · information manquante · validation prévue
- Compt’Fait vous signale uniquement le point concerné
- Vous répondez ou validez
- La saisie reprend
- Facture traitée
Une question ne bloque pas toute la production : seul le point concerné revient vers vous.
Un virement
Un virement doit être préparé.
- Demande et éléments transmis
- Compt’Fait vérifie les éléments nécessaires
- Préparation du virement selon la mission
Si un point doit être confirmé
information manquante · validation attendue
- Compt’Fait signale le point au cabinet
- Information ou validation reçue
- La préparation reprend
- Opération prête pour l’étape prévue
La préparation suit le fonctionnement convenu avec votre cabinet, sans échange inutile.
Un rapprochement
Les mouvements bancaires doivent être rapprochés.
- Mouvements et écritures disponibles
- Compt’Fait effectue le rapprochement
- Les mouvements correspondent
Si un point doit être confirmé
un écart apparaît
- Compt’Fait identifie précisément l’écart
- Le point est remonté au cabinet
- Le rapprochement reprend
- Rapprochement réalisé
L’écart est isolé au lieu de rester noyé dans le reste des opérations.
Un pré-état daté
Un pré-état daté nous est confié.
- Demande et éléments reçus
- Compt’Fait vérifie les informations nécessaires
- Préparation du pré-état daté
Si un point doit être confirmé
une information nécessaire manque
- Compt’Fait identifie précisément ce qui manque
- Le cabinet complète l’information
- La préparation reprend
- Dossier préparé
Votre équipe sait immédiatement ce qui manque au lieu de devoir reprendre tout le dossier.
Nous avançons seuls quand nous le pouvons. Nous vous sollicitons uniquement quand votre intervention est nécessaire.
Puis le traitement reprend.
Votre besoin change ? La mission évolue avec lui.
RéduireArrêterÉlargir
Compt'Fait s'adapte à la capacité dont votre cabinet a besoin aujourd'hui.
La surcharge des cabinets n’est pas qu’une impression.
Les enquêtes métier de l’ANGC montrent à quel point les tâches périphériques, les mails et la dispersion des missions pèsent aujourd’hui sur les équipes de copropriété.
- 88 %
- considèrent la gestion des mails comme une charge psychologique permanente.
- Plus d’1 sur 2
- a connu ou frôlé un épisode de surmenage au cours de sa carrière.
Budget
Un devis construit sur le travail réel.
Une mission ne se chiffre pas uniquement au nombre de copropriétés. Deux portefeuilles de même taille peuvent demander un travail très différent selon les opérations confiées, l’état des dossiers et les échéances à respecter.
Ce que nous regardons
Le périmètre
Une opération précise, plusieurs copropriétés, un renfort temporaire ou une organisation récurrente.
Le volume
Nombre de copropriétés, d’écritures, de rapprochements, de comptes à préparer ou de dossiers à reprendre.
L’état initial
Comptabilité à jour, pièces disponibles, écarts identifiés ou historique à reconstituer.
Les échéances
Dates de clôture, vérifications de comptes, assemblées générales, reprises ou autres délais du cabinet.
Les contrôles attendus
Simple production, recherche d’écarts, régularisations, reprise de soldes ou préparation d’une restitution détaillée.
Comment cela se passe
- Vous décrivez la situation et le résultat attendu.
- Nous cadrons les opérations, les volumes et les validations.
- Nous vérifions les accès et les éléments disponibles.
- Vous recevez un devis correspondant au périmètre retenu.
- La mission démarre après validation et test du fonctionnement convenu.
Le périmètre peut évoluer.
Une mission commencée pour absorber une période de surcharge peut être réduite lorsque votre équipe retrouve sa capacité. À l’inverse, une intervention ponctuelle peut devenir récurrente sur certaines opérations. Toute évolution est cadrée avec le cabinet.
Vous n’avez pas encore mesuré le volume exact ?
Décrivez-nous la situation. Le premier échange sert justement à identifier ce qu’il faut compter, contrôler et planifier.
Quel besoin voulez-vous nous confier aujourd'hui ?
Une opération précise, une période de rush, une absence à couvrir ou une partie récurrente de votre production : partons de votre situation réelle.
À la carte · Partiellement · Sur un périmètre complet · Ponctuellement ou dans la durée
Vous cherchez plutôt un outil pour organiser et piloter votre activité ?
L'application et l'externalisation peuvent être utilisées séparément.