Votre situation
Quand faire appelà nous ?
Un départ, une absence, de nouveaux mandats, une période chargée ou simplement l’envie d’organiser autrement votre cabinet : partez de votre situation.
La page suit les deux façons dont nous intervenons : l’externalisation, quand il manque de la capacité de production, et l’application, quand il manque de l’organisation et de la visibilité.
Quelle situation ressemble à la vôtre ?
Six situations que les cabinets de syndic rencontrent régulièrement, rangées selon la réponse qu’elles appellent : de la capacité de production, ou de l’organisation.
Partie 1 · Externalisation
Partie 2 · Application
Partie 1 · Externalisation
Quand votre production a besoin de capacité.
Il manque du temps, des bras ou des compétences sur la production comptable. Compt’Fait prend en charge le périmètre que vous définissez.
- 01
Vous lancez votre activité de syndic.
Vous prenez vos premiers mandats mais ne souhaitez pas constituer immédiatement toute une équipe comptable.
Compt’Fait peut prendre en charge la production comptable des copropriétés que vous nous confiez et adapter son intervention au rythme de votre portefeuille.
Développez vos mandats. La capacité comptable peut suivre avec vous.
Découvrir l’externalisation - 02
Votre équipe perd temporairement de la capacité.
Départ, recrutement en cours, congé maternité ou paternité, arrêt ou absence prolongée : les échéances du portefeuille, elles, continuent.
Compt’Fait peut reprendre un périmètre défini pendant la période de transition.
L’équipe change. La production continue.
Voir comment nous intervenons - 03
De nouvelles copropriétés entrent en gestion.
Un nouveau mandat crée immédiatement de nouvelles opérations à reprendre, contrôler et intégrer.
Compt’Fait peut accompagner les nouvelles entrées sans obliger votre équipe à absorber seule toute la charge supplémentaire.
Le portefeuille grandit sans désorganiser l’existant.
Découvrir les reprises - 04
Les comptes, les AG et le quotidien arrivent en même temps.
Contrôles de comptes, assemblées générales, clôtures, appels de fonds et production courante peuvent concentrer la charge sur quelques semaines.
Compt’Fait apporte de la capacité supplémentaire sur les opérations définies avec votre cabinet.
Vos équipes se concentrent sur les échéances. Le quotidien ne s’accumule pas.
Voir le fonctionnement - 05
Redonnez du temps à vos comptables pour leur vrai métier.
Une partie importante de leur journée peut être absorbée par la saisie, les rapprochements, les virements, les chèques, les appels de fonds ou d’autres opérations répétitives.
Compt’Fait peut prendre en charge ces opérations pour permettre à vos comptables de se concentrer sur les sujets qui nécessitent réellement leur expertise.
Là où leur expertise apporte le plus de valeur
- Contrôle
- Analyse
- Traitement des anomalies
- Préparation des comptes
- Suivi du portefeuille avec les gestionnaires
Confiez-nous la production chronophage. Laissez vos comptables se concentrer sur leur expertise.
Voir ce que nous pouvons prendre en charge
Partie 2 · Application
Quand votre cabinet a besoin d’organisation et de visibilité.
La production avance, mais l’information se disperse. L’application Compt’Fait rassemble les dossiers, les responsabilités et le courrier entrant au même endroit.
- 06
Les dossiers avancent, mais l’information reste trop dispersée.
Responsabilités, prochaines actions, échéances, documents et historique peuvent être réunis autour d’une vision commune du dossier.
L’application Compt’Fait permet à chaque collaborateur de voir ce qui le concerne et à la direction d’identifier les points qui nécessitent son attention.
Chacun sait où agir. Toute l’équipe sait où en est le dossier.
Découvrir l’application
Courrier intelligentTemps fort de l’application
Le courrier numérisén’est pas encore un courrier traité.
Après numérisation, le vrai travail commence : renommer, comprendre, rattacher, affecter, classer, retrouver. C’est exactement là que le module courrier fait gagner des heures.
Le gain ne vient pas du scan. Il vient de tout ce qui suit.
Ni l’ouverture du pli, ni la réception papier, ni le scan : ce temps-là reste celui de votre cabinet.
200 courriers contextualisés en quelques minutes.
Renommés, résumés, rattachés à leur copropriété, affectés et archivés. Le temps d’ouverture et de numérisation, lui, reste inchangé.
01
La chaîne de traitement
Du scan brut au courrier exploitable, en quelques secondes.
Le fichier arrive sans nom lisible et sans contexte. Il en ressort renommé, résumé, rattaché à sa copropriété, affecté à un collaborateur, archivé et retrouvable.
Fichiers issus de la numérisation
- SCAN_001.pdf
- document_24.pdf
- courrier_003.pdf
- IMG_8472.pdf
Un nom de fichier ne dit ni de quoi il s’agit, ni à quelle copropriété il se rattache, ni qui doit le traiter.
Traitement
SCAN_001.pdf
Infiltration parking — Résidence Victor Hugo.pdf
Résumé
Signalement d’un désordre en sous-sol, à transmettre au gestionnaire.
Copropriété
Résidence Victor Hugo
Affecté à
Sophie Martin · gestionnaire
Statut
Archivé · consultable
02
La différence
Le même courrier, deux journées différentes.
Traitement classique
Après le scan, tout reste à faire.
Avec le module courrier
Après le scan, tout est déjà posé.
- Documents renommés de façon compréhensible
- Résumé lisible sans ouvrir le fichier
- Nature du courrier visible d’un coup d’œil
- Copropriété reconnue et rattachée
- Gestionnaire ou collaborateur affecté
- Commentaires internes autour du courrier
- Archivage immédiatement retrouvable
03
La circulation
Le courrier ne se range pas. Il circule.
Un courrier peut passer d’une personne à l’autre, être commenté, revenir, puis être clos. Chaque étape reste visible dans le dossier.
Courrier reçu
Traitement du courrier
Renommé, résumé et rattaché à sa copropriété.
Affecté à l’assistante
Camille Roux · assistante
« Peux-tu vérifier si le devis a déjà été reçu ? »
Réaffecté au gestionnaire
Sophie Martin · gestionnaire
« Devis ajouté au dossier, retour prêt. »
Traitement terminé
Historique conservé
Le courrier reste consultable avec tout son fil d’échanges.
04
L’accès
Le même courrier, où que vous soyez.
Même document, même résumé, même contexte de dossier.
Infiltration parking — Résidence Victor Hugo.pdf
- Copropriété
- Affecté à
Ce module change la journée dans ces situations :
Beaucoup de courrier chaque jour
Plusieurs collaborateurs sur un même sujet
Le gestionnaire n’est pas au bureau
Retrouver un courrier déjà reçu
Un assistant prépare et transmet
Des scans anonymes qui dorment
Le courrier n’est plus seulement stocké. Il entre dans un circuit de traitement.
Le module courrier entrant fait partie de l’application Compt’Fait. Vos équipes y retrouvent le courrier là où le dossier se suit déjà.
Vous préférez d’abord creuser le sujet côté organisation ?
Nos guides traitent la production comptable, les reprises et la continuité d’activité dans un cabinet de syndic.
Votre situation n’entre pas dans une case ?
Compt’Fait fonctionne justement à partir de votre organisation réelle. Expliquez-nous votre besoin et définissons ensemble le périmètre utile.