AG — Résidence Les Tilleuls
Préparation en cours
Exemple illustratif. Copropriété et prénoms fictifs.
Chaque dossier avance.Toute l’équipe sait où il en est.
Compt’Fait organise le travail autour de vos dossiers : responsabilités, actions, échanges et historique restent visibles pour toute l’équipe.
Chacun sait ce qu’il a à faire. Personne ne perd le fil.
Utilisable seule, avec vos équipes, ou avec l’accompagnement Compt’Fait.
AG — Résidence Les Tilleuls
Préparation en cours
- Au cabinet, En déplacement, Absent(e), En déplacement, En télétravail
- En télétravail, Au cabinet, En télétravail, Au cabinet, En télétravail
- Au cabinet, En télétravail, Au cabinet, En télétravail, Absent(e)
Semaine typeLundi, Mardi, Mercredi, Jeudi, Vendredi
Trois emplois du temps qui ne se croisent jamais.Un dossier qui avance quand même.
Exemple illustratif d’un dossier suivi dans l’application.
Voyez ce que Compt’Fait change, du dossier jusqu’au cabinet.
Parcourez la démonstration ou accédez directement au sujet qui vous intéresse.
01 — Le dossier
Un dossier.Plusieurs responsabilités.Une seule vision commune.
Une assemblée générale n’appartient jamais à une seule personne. Gestionnaire, comptable et assistant(e) interviennent chacun à leur moment. Compt’Fait rassemble leurs actions autour du même dossier.
Résidence Les Tilleuls — AG du 24 septembre.
Suivez le dossier de bout en bout : ce qui se répartit, ce qui avance, ce qui bloque, et ce qui se passe le jour où la personne habituelle n’est pas là.
Le dossier existe avant les tâches.
Une assemblée générale à préparer : une date, une copropriété, un seul dossier partagé par le cabinet.
Trois métiers interviennent.
Gestionnaire, comptable et assistant(e) n'interviennent pas au même moment. Tous se rattachent au même dossier.
Chacun sait ce qu’il a à faire.
Les actions sont réparties et restent visibles par toute l'équipe, pas seulement par la personne qui les porte.
Gestionnaire
Marc D.- Devis chauffage reçu — Terminé
- Résolution travaux préparée — Terminé
- Validation CS en attente — En cours
Comptable
Leïla B.- Rapprochement terminé — Terminé
- Annexes préparées — Terminé
- Budget N+1 à contrôler — En cours
Assistant(e)
Camille R.- Liste copropriétaires vérifiée — Terminé
- Convocation à envoyer — En cours
- Relance recommandés — À faire
L’avancement se lit en un regard.
Sans réunion ni relance : le dossier montre ce qui est terminé, ce qui avance et ce qui attend une décision.
AG prête à68 %11 actions terminées · 2 en cours · 1 en attente
L’assistante est absente aujourd’hui.
L'action ne disparaît pas avec la personne. Elle reste rattachée au dossier, avec son échéance.
Gestionnaire
Marc D.- Devis chauffage reçu — Terminé
- Résolution travaux préparée — Terminé
- Validation CS en attente — En cours
Comptable
Leïla B.- Rapprochement terminé — Terminé
- Annexes préparées — Terminé
- Budget N+1 à contrôler — En cours
Assistant(e)
Camille R.Absente aujourd’hui- Liste copropriétaires vérifiée — Terminé
- Convocation à envoyer — En cours— aujourd'hui
- Relance recommandés — À faire
Reprise par Sarah — 10:14
Documents, commentaires, échanges et actions précédentes sont déjà disponibles.
Reprise par Sarah— 10:14
- Convocation à envoyer — En cours— aujourd'hui
Le dossier continue, même quand l’équipe change.
Une absence, un congé, une urgence ou une surcharge ne doit pas obliger l’équipe à reconstituer l’historique. Le dossier conserve ce qui a été fait, ce qui reste à faire et ce qui nécessite une décision.
Le relais se fait avec le contexte, pas à l’aveugle.
Le dossier garde la mémoire.
Ce que le dossier conserve
- 12 sept.Marc D. — Devis chauffage reçu et rattaché au dossier.
- 15 sept.Conseil syndical — Réponse sur le montant des travaux : accord de principe.
- 17 sept.Leïla B. — Annexes préparées, budget N+1 en contrôle.
- 18 sept.Camille R. — Liste des copropriétaires vérifiée et à jour.
- aujourd’huiSarah — Convocation reprise et envoyée aux copropriétaires.
- Actions réalisées
- Commentaires
- Documents
- Décisions
- Dates
- Personnes intervenues
- Prochaines étapes
Ce que l’équipe n’a plus à demander
- « Elle en était où ? »
- « Le document est parti ? »
- « Le conseil syndical avait répondu quoi ? »
- « Qui devait faire ça ? »
- « Où est la dernière pièce ? »
- « Qui reprend le dossier ? »
La réponse est déjà dans le dossier.
Votre organisation ne dépend plus de la présence d’une seule personne.
Au bureau, en télétravail ou lorsqu’un collaborateur est absent, le dossier reste lisible et reprenable par l’équipe.
Absence, congé maternité ou paternité, arrêt, départ, télétravail ou simple pic d’activité : le contexte du dossier reste disponible.
Où que travaille l’équipe, chacun retrouve le même dossier, le même historique et les mêmes prochaines actions.
- Au bureau
- En télétravail
- À distance
Le dossier
- Le même dossier
- Le même historique
- Les mêmes prochaines actions
AG — Résidence Les Tilleuls
AG prête — 100 %
Toutes les actions sont terminées.
Chacun sait ce qu’il a à faire.
Toute l’équipe sait où en est le dossier.
La même logique, sur tous les dossiers du cabinet.
Sinistre
Un dégât des eaux déclaré lundi matin.
- Déclaration reçue.
- Expert relancé.
- Devis attendu.
- Conseil syndical informé.
Toute l'équipe voit immédiatement ce qui a été fait et la prochaine action.
Nouvelle copropriété
Un immeuble qui rejoint le portefeuille.
- Documents reçus.
- Contrôles en cours.
- Reprise comptable lancée.
- Mandat renseigné.
- Actions réparties.
L'intégration ne repose plus sur une checklist détenue par une seule personne.
Clôture comptable
Un exercice à arrêter dans les délais.
- Contrôles.
- Régularisations.
- Annexes.
- Points à valider.
- Dossier prêt.
Les étapes restent visibles jusqu’à la clôture du dossier.
Courrier sensible
Une mise en demeure arrivée au cabinet.
- Courrier reçu.
- Affecté au bon dossier.
- Responsable identifié.
- Réponse préparée.
- Suivi conservé.
Le courrier devient une action suivie, pas une information perdue dans une boîte mail.
Du dossier au collaborateur
Un dossier est clair.
Et maintenant, toute l’activité ?
Compt’Fait adapte la vision à chacun : chaque collaborateur retrouve ce qui le concerne, sans avoir à parcourir tout le cabinet.
02 — Le collaborateur
Chacun commence sa journée en sachant où agir.
Compt’Fait rassemble les sujets à traiter, les échéances et les points de blocage de chaque portefeuille.
Une vision claire de ce qui avance, de ce qui attend et de ce qui doit être repris.
Gestionnaire
Je vois ce qui nécessite mon arbitrage.
AG à convoquer, mandats à anticiper, sinistres à relancer et suites post-AG : les sujets qui demandent mon intervention sont immédiatement visibles.
Comptable
Je vois ce qui avance,ce qui revient,ce qui attend.
Comptes à préparer, retours reçus, dossiers en attente et suites post-AG : mon portefeuille devient immédiatement lisible.
Assistant(e)
Je vois les actions administratives à faire avancer.
Convocations, entrants, relances et suites à transmettre sont regroupés dans une vue claire et directement exploitable.
Votre portefeuille
Vue Gestionnaire
12 AG à convoquer · 5 sinistres sans mouvement
Données illustratives
12
AG à convoquer
7
mandats à échéance
5
sinistres sans mouvement
9
suites post-AG à traiter
4
dossiers sensibles
Une vision claire du portefeuille, pour agir sans se disperser.
Moins de temps à chercher.
Plus de temps à avancer.
Quand chacun voit ce qui le concerne, une partie du temps perdu disparaît naturellement. Le gain vient aussi de ce que l’équipe n’a plus à retrouver, redemander ou reconstituer.
Quand le contexte est dispersé
- « Qui s’en occupe ? »
- « Tu en étais où ? »
- « Le document est parti ? »
- « Qui doit relancer ? »
- « C’était pour quand ? »
- « Qui reprend pendant son absence ? »
Quand le dossier répond
- Responsable identifié
- Prochaine action visible
- Échéance connue
- Historique disponible
- Documents rattachés
- Relais possible
Le temps n’est plus passé à reconstituer le dossier. Il est consacré à le faire avancer.
Ce que ça change au quotidien.
- Moins de temps passé à demander où en est un dossier.
- Moins d’information détenue par une seule personne.
- Des responsabilités visibles.
- Des reprises de relais plus simples.
- Une mémoire commune pour l’équipe.
- Une vision claire de ce qui nécessite une action.
Après l’AG, le PV devient une feuille de route.
Ce qui nécessite votre attention
Les dossiers qui attendent une décision remontent, sans avoir à les chercher.
Les dossiers en cours
AG, sinistres, clôtures, courriers : tout ce que le cabinet suit, au même endroit.
Qui intervient et où en est l’action
Chaque action porte un responsable, une échéance et son historique.
Du portefeuille individuel à la vue consolidée du cabinet.
03 — L’équipe & la direction
Vos équipes voient ce qu’elles ont à faire.
Vous voyez où elles ont besoin de vous.
L’écran « Suivi direction » consolide ce que le cabinet gère déjà : portefeuilles, honoraires de base, actions ouvertes et volumes restant à absorber.
Rien n’est estimé : ces chiffres sont ceux des dossiers et des actions saisis par vos équipes.
Pas pour surveiller.
Pour pouvoir aider au bon moment.
COMPT'FAITSuivi direction
Pilotage du cabinet
Données de démonstration
Temps réel
775 200,83 €
Honoraires du cabinet
Montant total des honoraires de base hors taxes.
100
Copropriétés pilotées
3 responsables ou gestionnaires identifiés.
Priorités opérationnelles
346 actions ouvertes
AG restant à convoquer
5 collaborateurs concernés
195
Courriers à traiter
8 collaborateurs concernés
75
Appels à traiter
9 collaborateurs concernés
35
Sinistres en cours
3 collaborateurs concernés
30
Retours comptes attendus
Priorité3 collaborateurs concernés
11
Répartition par gestionnaire
Derrière chaque volume, il y a quelqu’un qui le porte. C’est ce que la direction voit en premier.
Un mandat ne se surveille pas copropriété par copropriété.
L’application suit l’échéance de chaque mandat sur tout le portefeuille et signale ce qui est échu, ce qui arrive à terme et ce qui doit être inscrit à un ordre du jour.
Le même écran ne montre pas la même chose selon qui l’ouvre : un gestionnaire y retrouve ses copropriétés, la direction lit l’ensemble du cabinet.
Gestionnaire
Le gestionnaire agit sur son périmètre, sans voir le reste du cabinet.
Direction
La direction voit où aider, sans avoir à réclamer un état à chacun.
Mon portefeuille
Mes mandats
22 copropriétés suivies · 3 mandats à traiter
Données illustratives
1
sans mandat valide
0
fin sous un mois
1
fin entre 3 et 2 mois
1
fin entre 6 et 3 mois
Liste des copropriétés
Périmètre : Camille R.
| Réf. | Copropriété | Statut | Échéance |
|---|---|---|---|
| A-118 | Résidence Les Tilleuls | Menace perte | Échu depuis 4 mois |
| A-204 | Le Clos Sainte-Anne | Menace perte | Fin dans 2 mois |
| A-087 | Résidence du Petit Pont | RAS | Fin dans 14 mois |
Extrait. Copropriétés, prénoms et échéances sont fictifs.
Un mandat qui arrive à échéance sans que personne ne l’ait vu, c’est une copropriété qui part. L’écran existe pour que cela ne dépende plus de la vigilance d’une seule personne.
La vue directionLe RNC ne se suit pas copropriété par copropriété.
Il se lit d’un coup d’œil.
Le module « Rapport cabinet » analyse tout votre portefeuille et affiche ce qui est à jour, ce qui doit être vérifié et ce qui doit être traité en priorité.
C’est là que le cabinet retrouve le travail confié à Compt’Fait après les assemblées générales : la mise à jour est faite, le résultat se lit ici.
Rapport cabinet · Synthèse opérationnelle
Vue exécutive de votre portefeuille
Données de démonstration
70
Copropriétés
Portefeuille analysé.
38
À jour
Mise à jour détectée sur l’année en cours.
32
À vérifier
Mise à jour à contrôler.
24
Mandats échus
À traiter en priorité.
24
À surveiller
Mandats et données sensibles.
Implantation du portefeuille
Carte de répartition des immeubles
70 / 70 positionnés
- Actif
- Mandat échu
Chaque immeuble du portefeuille est positionné : la lecture se fait aussi géographiquement.
Priorités opérationnelles
Vos actions recommandées
Contrôler les mandats échus
24
Planifier les mises à jour RNC
32
Fiabiliser les données incomplètes
0
Résumé de situation
Ce que montre votre portefeuille
- Portefeuille à jour
- 54 %
- Portefeuille à reprendre ou vérifier
- 56 %
Depuis cet écran, la synthèse se copie et les actions se lancent : le cabinet arbitre, Compt’Fait exécute la campagne de mise à jour.
La prestation RNCQuand les collaborateurs voient leurs priorités et que la direction voit les points de tension, l’organisation devient plus prévisible.
Moins de charge mentale.
Plus de visibilité.
Quand les priorités, les responsabilités et l’état des dossiers sont visibles, chacun peut se concentrer sur son travail plutôt que sur la recherche d’information et les relances internes.
Moins d’incertitude
« Je sais ce qui est attendu. »
Moins de dépendance
« Je peux reprendre un dossier avec son contexte. »
Moins d’urgence subie
« Les échéances et les points de blocage deviennent visibles plus tôt. »
Absence, congé maternité ou paternité, arrêt, départ, télétravail ou simple pic d’activité : le contexte du dossier reste disponible pour l’équipe.
Une équipe.Une mémoire.Une vision du dossier.
Pour que votre organisation continue d’avancer, même lorsque les personnes, les priorités ou les lieux de travail changent.
04 — La mise en place
Et concrètement, comment l’intégrer à votre cabinet ?
Pas besoin de reconstruire votre organisation pour mieux l’organiser.
Compt’Fait vient structurer votre fonctionnement, pas le remplacer.
La mise en place avance de façon simple, progressive et adaptée à la manière dont votre cabinet travaille déjà.
- 1
Comprendre votre organisation
Nous définissons vos équipes, vos rôles, vos responsabilités et la façon dont les dossiers circulent.
- 2
Chacun retrouve son espace
Les collaborateurs retrouvent une vision adaptée à leur rôle et aux sujets qu’ils suivent.
- 3
Commencer à piloter
Les dossiers, les actions et les échéances deviennent visibles dans une organisation commune.
Équipe existante
Organisation Compt’Fait
Vues personnalisées
Votre équipe. Votre organisation. Compt’Fait en support.
L’application peut être utilisée en autonomie par votre cabinet pour structurer le suivi de vos dossiers et partager une mémoire commune. Vous n’avez rien à externaliser pour en tirer parti.
Et si vous souhaitez aussi déléguer, notre équipe peut entrer dans la boucle.
Vous pouvez confier certaines opérations à Compt’Fait tout en gardant le même principe : responsabilités visibles, contexte partagé et suivi du dossier.
Découvrir l’externalisation Compt’Fait05 — Le résultat pour le cabinet
Tout ce travail d’organisation a un objectif : mieux servir.
Une meilleure organisation se ressent jusqu’au client.
Une équipe qui retrouve rapidement l’information, connaît la prochaine action et peut reprendre un dossier avec son contexte est mieux armée pour répondre avec clarté et continuité.
- Organisation interne
- Équipe plus disponible
- Dossiers mieux suivis
- Réponses plus claires
- Meilleure continuité de service
Compt’Fait redonne de la visibilité au collaborateur, de la capacité d’action à la direction et de la continuité au cabinet.
Le client en ressent la qualité de suivi.
Du dossier au cabinet, chacun voit ce qui compte pour lui.
- Le dossier garde son contexte.
- Le collaborateur sait où agir.
- L’équipe peut reprendre.
- La direction sait où aider.
- Le client bénéficie d’un suivi plus continu.
Et si vous voyiez enfin où en est chaque dossier ?
Découvrez comment Compt’Fait peut organiser le suivi de votre cabinet et donner à votre équipe une vision commune des actions à mener.
Utilisable seule ou avec l’accompagnement Compt’Fait.